Ersättningspolicy

Styrelsens policy för ersättningar

Inledning och bakgrund

Syfte och mål

Syftet med denna policy är att sammanfatta bankens hållning i förhållande till ersättningar inom banken. Policyn omfattar alla anställda och allt som betalas ut inom ramen för en anställning samt till förtroendevalda (styrelse och fullmäktige). Policyn innehåller dels vilka ersättningar som finns och dels vem som fattar beslut om respektive ersättning. Dessutom analyseras om det finns anställda som kan påverka bankens riskprofil.

Ansvarsfördelning

Ersättningar till styrelse och fullmäktige fastställs av bankens stämma. Styrelsen får i förekommande fall besluta om ersättning för styrelseledamöters konsultuppdrag för banken.

Ersättningar till verkställande direktör och vice verkställande direktör samt till anställda som har övergripande ansvar för någon av företagets kontrollfunktioner fastställs av styrelsen, efter beredning av styrelsens ersättningsutskott.

Ersättningar till övriga medarbetare fastställs av verkställande direktör. Ekobanken är medlem i Arbetsgivaralliansen och omfattas av de kollektivavtal som tecknas i branschorganet Ideella och Idéburna Organisationer.

Samtliga ersättningar till förtroendevalda och bankens vd bereds i ersättningsutskottet men beslut om ersättningar fattas av stämman respektive av styrelsen.

Principer för ersättningar

Rörliga ersättningar baserade på prestation eller åstadkommet resultat förekommer inte i Ekobanken. Medarbetarnas engagemang är nödvändigt för att kunna bedriva en verksamhet i kontinuerlig utveckling. Ersättningar ska vara ändamålsenliga och satta utifrån de löneprinciper som tillämpas inom banken. Dessa löneprinciper ska vara kända av och förankrade i medarbetargruppen. Banken sätter en gräns för skillnaden mellan lägsta och högsta ersättning till högst gånger fyra. I Ekobanken tillämpas endast fast tim- eller månadslön för anställda.
Ersättningar till verkställande direktör fastställs utifrån principen att banken ska kunna inneha nödvändig ledningskompetens. Ersättningar till övriga medarbetare ska vara marknadsmässiga och baseras på krav på utbildning och relevant yrkeserfarenhet i kombination med antal år i Ekobanken. För anställda i ledande positioner som ansvarar direkt under verkställande direktör är även befattningen ett kriterium. Inom ramen för lönebudgeten förekommer det att alla medarbetare erhåller ett av vd beslutat lönetillägg som är lika för alla utifrån tjänstgöringsgrad, upp till 10 000 kr, i december månad. Styrelsen beslutar om vd ska erhålla samma lönetillägg som medarbetarna.

Styrelsearvodena är relaterade till basbeloppet och utgår som lön, men den styrelseledamot som önskar kan få 35 % av arvodet som en pensionsavsättning, givet att kostnaden för banken är inom den av stämman stipulerade ramen. Ersättning för kommittéarbete utgår per timme. Ett undantag från detta kan vara ett utökat ordförandeuppdrag utöver själva styrelseordförandeuppgiften.

En styrelseledamot kan utöver styrelseuppdraget, åta sig tidsbegränsat konsultuppdrag för banken. Sådana uppdrag utgår alltid från styrelsen och rapporteras dit, löpande eller efter avslutat uppdrag. Ledamoten ska inte delta i någon beslutsprocess i styrelsen som gäller konsultuppdraget. Detta gäller uppdrag utöver det ordinarie styrelseuppdraget och det ska definieras om uppdraget är utredande eller om det innebär löpande operativa åtgärder och beslut. Ersättning för uppdrag utöver styrelse- och kommittéarvode kan faktureras från eget bolag. Konsultarvode fastställs i varje enskilt fall. Det ska ingå i avtalet vilket arvode som utgår och hur omkostnader som är förenade med uppdraget ska täckas samt om banken ska tillhandahålla arbetsplats, utrustning eller dylikt. För detta tecknas i så fall ytterligare avtal. Bankens hållbarhets- och resepolicy ska följas. Ersättning för styrelseledamots konsultuppdrag får inte överstiga marknadsmässig ersättning.

Analys av anställda som kan påverka bankens riskprofil

Analysen av risker som är förknippade med policyn för ersättningar i banken ger att det inte finns anställda som kan påverka riskprofilen utifrån sina ersättningar, eftersom inga rörliga ersättningar som är baserade på prestation förekommer. Detta gäller såväl styrelse som företagsledning, risk- och compliancemedarbetare och kommittéledamöter.

Kontroll och uppföljning

Externrevisorerna granskar om bankens ersättningar stämmer överens med denna policy samt rapporterar resultatet senast i samband med att årsredovisningen fastställs.

Ersättningsutskottet är ansvarigt för att följa och föreslå uppdatering av ersättningspolicyn för styrelsen. Styrelseordföranden är ansvarig för att valberedning och styrelse har kunskap om policyn samt för att säkerställa en god tillämpning av policyn. Vd är ansvarig för att medarbetarna har tillgång till och kännedom om policyn.

Information och offentliggörande

Denna policy ska vara tillgänglig för alla anställda och får även läggas ut på bankens hemsida. I bankens årsredovisning ska principerna i denna policy redovisas. I årsredovisningen ska det enligt lag framgå alla ersättningar till ledande befattningshavare såsom styrelse och vd, inkluderande både ersättningar där beslut har fattats av stämman såväl som av styrelsen, samt ersättningar till samtliga förtroendevalda.

Antagen av styrelsen 2023-09-21